Klauzula informacyjna dla pracowników, współpracowników, praktykantów, kandydatów do pracy lub zatrudnienia (zbiorczy obowiązek informacyjny)

Administrator: VINDIX SPÓŁKA AKCYJNA z siedzibą w Warszawie (04-028), przy Al. Stanów Zjednoczonych 61A, zwana dalej „Spółką”.

Inspektor Ochrony Danych: Z Inspektorem Ochrony Danych, w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, możesz kontaktować się pisząc na adres Administratora z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych” lub na adres iod@vindix.pl. Prawa przysługujące na gruncie RODO można realizować w szczególności poprzez kontakt z Inspektorem Ochrony Danych.

W jakim celu, przez jaki okres oraz na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Cel przetwarzania danych osobowych Kogo dotyczy Podstawa prawna Okres przechowywania danych Przeprowadzenie bieżącego procesu rekrutacyjnego - podanie danych jest dobrowolne jednakże niezbędne do uczestniczenia w procesie rekrutacyjnym. Inne dane osobowe, gdy przetwarzamy je na podstawie Twojej zgody. kandydaci (umowa o pracę, umowa cywilno-prawna, staże, praktyki) art. 6 ust. 1 lit. a, b i c Rozporządzenia (kandydaci umowa o pracę, staże, praktyki); art. 6 ust. 1 lit. a i b Rozporządzenia (kandydaci umowa cywilno prawna) do momentu zakończenia procesu rekrutacyjnego (chyba że zawarto umowę) lub do momentu wycofania zgody (gdy przetwarzane są dane na podstawie zgody) Przeprowadzenie przyszłych procesów rekrutacyjnych - podanie danych jest dobrowolne jednakże niezbędne do uczestniczenia w przyszłych procesach rekrutacyjnych kandydaci (umowa o pracę, umowa cywilno-prawna, staże, praktyki) art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia w terminie określonym zgodą lub do momentu wycofania zgody Zawarcie i realizacja umowy o pracę oraz wykonywania obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów prawa pracy oraz obowiązków wynikających z innych przepisów w tym w tym o ubezpieczeniu społecznym i zdrowotnym, podatkach, wypadkach przy pracy pracownicy art. 6 ust. 1 lit. b i c Rozporządzenia i art. 9 ust. 2 lit b Rozporządzenia (w zakresie szczególnych kategorii danych) w trakcie trwania stosunku pracy i przez max. 10 lat (osoby zatrudnione po 01.01.2019 r.) lub 50 lat (osoby zatrudnione przed 01.01.2019 r.) od dnia jego zakończenia Wykonywania czynności związanych z obowiązkami pracownika, powierzaniem pracownikowi mienia pracodawcy, w tym ewentualną odpowiedzialnością porządkową pracowników, odpowiedzialnością pracowników za szkodę wyrządzoną pracodawcy, odpowiedzialnością pracowników za mienie powierzone pracownikowi, w tym ustalanie i dochodzenie ewentualnych roszczeń, a także dla celów zarządzania personelem, przydzielania zadań, oceny pracownika, podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz obsługi finansowej, administracyjnej i IT zatrudnienia oraz zapewnianie bezpieczeństwa na terenie placówek pracodawcy, w tym bezpieczeństwa danych osobowych pracownicy art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia (tj. prawnie uzasadnione interesy, które wynikają ze wskazanych celów) lub art. 9 ust. 2 lit. f Rozporządzenia (np. w związku z dochodzeniem zadośćuczynienia i przekazaniem dokumentacji medycznej w pozwie) do momentu przedawnienia roszczeń Zawarcie i realizacja umowy cywilno-prawnej, w tym: sporządzenie dokumentacji związanej z zawartymi umowami, wypłata należności wynikających z umów osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia 10 lat (osoby z którymi zawarto umowę po 01.01.2019 r.) lub 50 lat (osoby z którymi zawarto umowę przed 01.01.2019 r.) Możliwość odbycia praktyk lub stażu na podstawie porozumienia zawartego z uczelnią wyższą praktykanci, stażyści art. 6 ust. 1 lit. b i c Rozporządzenia do momentu wygaśnięcia obowiązków przechowywania danych wynikających z przepisów szczególnych (przepisy podatkowe lub księgowe) lub do momentu przedawnienia roszczeń Zawarcie i wykonywanie umowy o praktykę absolwencką oraz wykonywanie obowiązków wynikających z przepisów prawa w zakresie odnoszącym się do osób odbywających praktykę absolwencką praktykanci art. 6 ust. 1 lit. b i c Rozporządzenia do momentu wygaśnięcia obowiązków przechowywania danych wynikających z przepisów szczególnych (przepisy podatkowe lub księgowe) lub do momentu przedawnienia roszczeń Archiwizacja, dokumentacji dotyczącej umów cywilno prawnych (dla celów emerytalno-rentowych) w tym zawierających dane przekazane przed i w trakcie zatrudnienia/zawarcia umowy cywilno-prawnej; pracownicy, osoby współpracujące na podstawie umowy cywilnoprawnej, praktykanci, stażyści art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia 10 lat (osoby z którymi zawarto umowę po 01.01.2019 r.) lub 50 lat (osoby z którymi zawarto umowę przed 01.01.2019 r.) Dochodzenie ewentualnych roszczeń i odszkodowań kandydaci, pracownicy, osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej, praktykanci, stażyści art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia (możliwość obrony i dochodzenie ewentualnych roszczeń i odszkodowań) do momentu przedawnienia roszczeń Strona 2 z 2 Cel przetwarzania danych osobowych Kogo dotyczy Podstawa prawna Okres przechowywania danych Organizowanie i współfinansowanie dodatkowych świadczeń dla pracowników oraz dla członków rodziny lub partnerów pracowników (np. prywatna opieka medyczna) pracownicy, osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia do momentu wycofania zgody Wewnętrzne cele w ramach Grupy Kapitałowej Vindix (m.in. obsługa zarządcza, skuteczne i efektywne prowadzenie działalności biznesowej, ochrona zasobów i danych, skuteczny i efektywny przepływ informacji, informacyjnych, zarządzania ryzykiem, zmniejszania kosztów) kandydaci, pracownicy, osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej, praktykanci, stażyści art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia do momentu ustania celu przetwarzania dotyczącego wewnętrznych celów w ramach Grupy Kapitałowej Vindix

Komu możemy ujawnić Twoje dane?

W określonych sytuacjach możemy udostępnić lub powierzyć przetwarzanie Twoich danych podmiotom zewnętrznym. Często jest to niezbędne do realizacji umowy, spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub zapewnienia dodatkowych świadczeń. Twoje dane osobowe możemy ujawnić następującym kategoriom odbiorców:

1) organom publicznym, instytucjom lub podmiotom trzecim uprawnionym do żądania dostępu lub otrzymania danych osobowych na podstawie przepisów prawa, np. Państwowa Inspekcja Pracy, Urząd Skarbowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych;

2) podmiotom, którym Spółka powierzyła przetwarzanie danych osobowych lub udostępnił te dane, np. świadczącym obsługę kadrowo-płacową, dostawcy IT, firmy doradcze i audytorskie, kancelarie prawne, firmy archiwizujące, banki, firmy świadczące usługi pocztowe lub kurierskie, podmioty współpracujące w zakresie dostępu do obiektów i infrastruktury, podmiotom współpracującym w celu zapewnienia obsługi BHP, organizacji szkoleń i konferencji, ochrony ubezpieczeniowej, świadczeń medycznych lub świadczeń dodatkowych;

3) potencjalnym klientom, podmiotom współpracującym, osobom składającym reklamacje, skargi, wnioski, w zakresie i w sytuacji, gdy udostępnienie lub ujawnienie danych osobowych jest niezbędne do wykonania obowiązków służbowych lub wykonania umowy cywilnoprawnej (np. odpowiedź na pismo, zawarcie umowy, kontakty z kontrahentem);

Dane osobowe będą przetwarzane do co zasady w Europejskim Obszarze Gospodarczym, a wyjątkowo i w ograniczonym celu służbowe dane kontaktowe mogą zostać przekazane do państwa trzeciego, jeżeli gwarantuje ono odpowiednią ochronę danych. W praktyce podstawą prawną transferu jest gwarancja, że dane państwo zostało uznane przez Komisję Europejską za kraj, który zapewnia odpowiednią ochronę lub zostały zastosowane odpowiednie mechanizmy gwarantujące zgodność ochrony danych, a ich kopie można uzyskać na wniosek.

Informujemy, że przysługuje Tobie prawo do:

1) żądania dostępu do swoich danych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych, a także żądania ich sprostowania, ograniczenia ich przetwarzanie lub ich usunięcia;

2) żądania przeniesienia dostarczonych Spółce danych przetwarzanych w celu zawarcia i wykonywania umowy lub przetwarzanych na podstawie zgody oraz przetwarzanych w sposób zautomatyzowany. Powyższe przeniesienie polega na otrzymaniu od Spółki Twoich danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz prawie do przesłania ich innemu administratorowi danych, o ile jest to technicznie możliwe;

3) wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, gdy Spółka przetwarza dane osobowe do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów. Spółka przestanie przetwarzać Twoje dane osobowe w tych celach, chyba że Spółka będzie w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją dla Spółki ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności lub dane będą niezbędne Spółce do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;

4) wycofania w dowolnym momencie udzielonej wcześniej zgody na przetwarzanie danych w zakresie w jakim zgoda stanowi podstawę prawną przetwarzania danych osobowych. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania Twoich danych, którego dokonano na podstawie udzielonej zgody przed jej cofnięciem. Jeśli jesteś pracownikiem lub współpracownikiem bądź ubiegasz się o pracę lub zawarcie umowy ze Spółką obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym w zakresie przepisów prawa wskazanych powyżej w klauzuli informacyjnej. Ponadto, podanie danych w związku z zawieraną umową o pracę lub współpracę jest konieczne do jej zawarcia i wykonywania. Bez podania danych nie będzie możliwe zawarcie umowy lub uczestniczenie w procesie rekrutacji. Podanie danych w zakresie w jakim są one zbierane na podstawie zgody jest dobrowolne. Pamiętaj, że masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych. Spółka nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany, czyli na podstawie automatycznej analizy danych.